Hoe maak ik als franchisegever een franchisehandboek?

Het maken van een goed franchisehandboek is een vak apart. Het blijkt dat veel formules deze werkzaamheden niet goed beheersen en ook niet consequent in hun formuleontwikkeling meenemen. Dit is niet handig en kan tot vervelende situaties leiden in geval van conflicten of verschillen van inzicht tussen franchisegever en franchisenemers. Het franchisehandboek is voor elke formule uniek en geeft –als het goed is- alle informatie, procedures, spelregels, rol- en taakverdeling, verantwoordelijkheden en instructies die nodig zijn om als franchisenemer volgens uw formule succesvol te laten zijn.

Daarnaast dient het franchisehandboek als naslagwerk om te kunnen bepalen waarover afspraken zijn gemaakt tussen franchisegever en haar gelieerde franchisenemers. Een nieuwe franchise kandidaat kan hierdoor ook goed zien waar hij of zij ja tegen zegt als men tot toetreding wil overgaan. De zogenoemde precontractuele fase, die momenteel verder bestudeerd wordt in Den Haag, is hier onderdeel van. Een goed en up-to-date bijgehouden handboek is een vereiste voor elke franchiseformule.

Het gaat om het verzamelen van alle relevante informatie en deze zodanig te groeperen dat uw franchisenemers alles begrijpen en er goed mee kunnen werken. Dit kan uitgebreid zijn als een formule wat harder is, maar bij een softe versie waarbij er veel wordt overgelaten aan de franchisenemers is het handboek dunner. Onze franchisehandboeken hebben al snel zo’n 18 hoofdstukken, een soort van checklist om niets te vergeten bij de beschrijving van uw formule.

Professionele begeleiding bij het maken en/of het periodiek actualiseren van het franchisehandboek is sterk aan te bevelen. Het handboek waarin de praktische en operationele zaken zijn uitgewerkt, maakt deel uit van de franchiseovereenkomst. Dit heeft dan ook juridische waarde en vormt samen met de overeenkomst het juridisch kader van de formule. Beide documenten moeten altijd naar elkaar verwijzen en zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Een operationele verandering wilt u niet kunnen doorvoeren door nieuwe contracten aan te bieden aan uw franchisenemers. Deze mutaties staan dus altijd in het handboek en dienen besproken te worden met de franchisenemers. Er zijn ook digitale versies van handboeken (zoals het Portal) waarbij de gewijzigde informatie altijd real time beschikbaar is.

Onze stelling is: “als een formule geen goed werkend en actueel franchisehandboek heeft, dan neemt u uw formule niet serieus”. Zo belangrijk vinden we een franchisehandboek.

terug naar volledige kennisbank

Daag ons uit

Wij helpen u graag verder in franchise. Neem vrijblijvend contact op.

Bart van der Schoot, eigenaar De FranchiseAdviseur